Berufseinstieg: Reisekosten und Umzugskosten

Reisekosten

Allgemeines
Möglicherweise müssen Sie während der Ausbildung einen Termin außerhalb der eigentlichen Ausbildungsstelle wahrnehmen. Oder Sie sind von Zuhause weggezogen, um die Ausbildung machen zu können, möchten aber am Wochenende zu ihren Eltern oder zum Partner fahren. Dabei entstehen Reisekosten, die unter bestimmten Voraussetzungen ersetzt werden: Auszubildende erhalten bei Dienstreisen, Abordnungen, Dienstgängen und Reisen zur Ablegung der vorgeschriebenen Prüfungen eine Entschädigung. Ebenso werden Ihnen die Kosten bei Reisen zur Teilnahme am Unterricht oder Übungen zum Zwecke der Ausbildung und bis zur Höhe der Kosten der Fahrkarte der jeweils niedrigsten Klasse (Bahn: 2. Klasse) des günstigsten regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels erstattet (also RegionalBahn, RegionalExpress, nicht ICE). Familienheimfahrten sind Fahrten vom Ausbildungsort zum Wohnort der Eltern, der Erziehungsberechtigten oder des Ehegatten und zurück. Hierfür werden Ihnen monatlich einmal die Kosten der niedrigsten Klasse des günstigsten regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels erstattet, wenn der Wohnort so weit vom Ausbildungsort entfernt ist, dass Sie nicht täglich dorthin zurückkehren können und deshalb außerhalb wohnen müssen.

Reisekosten bei Dienstfahrten
Wer während seiner Ausbildung auch Termine außerhalb der Ausbildungsstelle
wahrnehmen muss, erhält hierfür die in den Tarifverträgen festgelegte Entschädigung für Reisekosten. Wer die Reisekosten nicht in voller Höhe ersetzt bekommt, hat noch die Möglichkeit, sie am Jahresende mit der eigenen Steuererklärung abzusetzen, wichtig natürlich auch hier, dass sämtliche Quittungen beispielsweise für Bahnfahrt, Taxi, Übernachtung, Verpflegung und andere Auslagen, die dafür notwendig waren aufgehoben werden.

Reisekosten bei Familienheimfahrten
Für viele Auszubildende bedeutet der Start ins Berufsleben auch in ein neues Umfeld – sei es in der ersten eigenen Wohnung oder das Zusammenleben in einer WG. Eltern, Freunde oder auch den Ehepartner sieht man nur noch an den Wochenenden. Regelmäßige Familienheimfahrten gehen natürlich auch ans Geld, daher wurde im Manteltarifvertrag für Auszubildende im öffentlichen Dienst festgelegt, dass einmal im Monat die Kosten der niedrigsten Klasse des billigsten regelmäßigen Beförderungsmittels erstattet werden. Im genauen Wortlaut heißt es:

Fahrtkosten für den Arbeitsweg
Sofern nichts anderes mit dem Arbeitgeber vereinbart ist, werden die Fahrtkosten, die täglich anfallen, um zum Arbeitsplatz zu gelangen, in der Regel nicht erstattet.

Die Fahrtkosten können allerdings am Jahresende über die Steuererklärung abgesetzt werden. Bewahren Sie dafür die Tickets und andere entsprechende Quittungen auf, da das Finanzamt ansonsten das Absetzen der Kosten ablehnen kann.

Reisekostenrecht des Bundes
Das Reisekostenrecht des Bundes wurde grundlegend überarbeitet. Eine Novellierung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) wurde im Mai 2005 verabschiedet. Das bisherige Reisekostenrecht war etwas veraltet und zu kompliziert. Ziel der Neufassung des BRKG soll vor allem die Verwaltungsvereinfachung sein, aber auch das umweltfreundliche Verhalten
soll gefördert werden. Die Novellierung des BRKG soll zugleich Vorbild für die Länder sein, die nach Vorstellung des Bundes ihre Gesetze an das Bundesrecht anpassen könnten.

Die Neufassung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) ist die erste umfassende Umgestaltung des Reisekostenrechts seit 1973. Änderungen in Teilbereichen erfolgten durch das Jahressteuergesetz 1997 zum Verpflegungsmehraufwand und zu den Unterkunftskosten mit Wegfall der Reisekostenstufen. Neben Ergänzungen zu den 1997 eingetretenen Änderungen wird nunmehr der gesamte Bereich der Abgeltung der Dienstreisekosten (Fahrtkostenerstattung, Wegstreckenentschädigung und Nebenkosten) sowie der Verfahrensbestimmungen aufgegriffen.

Der Wegfall des letzten noch verbliebenen besoldungsgruppenabhängigen Erstattungstatbestandes (Fahrt- und Flugkosten) und bisheriger Kostenvergleiche (Öffnung aller Zugarten, Benutzung von Kraftfahrzeugen ohne triftigen Grund) sowie weitgehende Pauschalierung erfüllen neben der Vereinfachung des Antrags- und Abrechnungsverfahrens (Buchung und Nachweisführung) die Forderung nach einfachen Regelungen. Die Neufassung berücksichtigt sowohl die Auswertungen der Experimentierklausel als auch Anforderungen eines modernen Travel-Management-Systems (TMS).

Es entfällt die Abgrenzung zwischen „Dienstreise“ und „Dienstgang“. Maßgebend ist nur noch das außerhalb der Dienststätte erforderliche Dienstgeschäft. Der Begriff „Dienstreise“

umfasst nunmehr auch den Dienstgang, so dass die bisherige Unterscheidung von Ansprüchen „bei Dienstreisen“ und denen „Dienstreisender“ nicht mehr relevant ist. Nach dem „Amt der Dienstreisenden“ scheidet eine Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise aus z. B. bei Behördenleitern, die keinen Vorgesetzten haben. Nach dem „Wesen des Dienstgeschäftes“ kommt sie z. B. nicht in Betracht bei Dienstgeschäften einer Richterin oder eines Richters im Rahmen richterlicher Spruchtätigkeit.

Weitere notwendige Begriffsbestimmungen werden in einer erstmals zu erstellenden Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV) aufgenommen. Sobald diese erlassen ist, werden wir den Text im Internet unter www.reisekostenrecht.de zur Verfügung stellen.

Der bisherige Begriff „Mehraufwendungen“ wurde durch den Begriff „Reisekosten“ ersetzt, um verwaltungsaufwendige Anrechnungen zu verhindern (z. B. von auch ohne Dienstreisen regelmäßig zurückzulegenden Strecken zwischen Wohnung und Dienststätte). Sparsamkeitsgrundsätze werden bei jeweiligen Einzelregelungen konkretisiert.

Die Ausschlussfrist wird wie bereits im Reisekostenrecht mehrerer Länder auf sechs Monate verkürzt. Dienstreisen sollen auch im Interesse Dienstreisender zeitnäher abgerechnet werden. Damit werden mehr Maßnahmen in dem Haushaltsjahr abgerechnet, in dem die Kosten einschließlich eventueller Abschläge begründet und angefallen sind (Haushaltsklarheit). Die neue Vorschrift ermöglicht die elektronische Reisekostenabrechnung (Workflow),

ohne auf die Nachweisführung Dienstreisender zu verzichten (Visaprüfung). Die Belegprüfung ist nicht obligatorisch und soll stichprobenweise durchgeführt werden. Die hierzu festgesetzte Frist, in der von den zuständigen Stellen Kostenbelege angefordert werden können, ist unabhängig von der im Gesetz benannten Ausschlussfrist für die Geltendmachung der Ansprüche. Anspruch auf Reisekostenvergütung haben grundsätzlich alle Dienstreisenden. Damit sollen dienstlich veranlasste Mehraufwendungen abgegolten werden. Für den Bundesbereich ist dies im Bundesreisekostengesetz (BRKG) geregelt. Dieses Gesetz gilt auch für die Länder Berlin, Brandenburg, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein. Die anderen Länder haben eigene Regelungen. Die Regelungen gelten nicht nur für Beamtinnen und Beamte, sondern – durch Verweis in den Tarifverträgen – grundsätzlich auch für die jeweiligen Tarifkräfte.

Umzugskosten
Für Auslagen, die durch einen dienstlich veranlassten Umzug an einen anderen
Dienstort oder eine andere Wohnung bzw. Dienstwohnung entstehen, erhalten
Beamtinnen und Beamte eine Umzugskostenvergütung. Für den Bund ist dies im
Bundesumzugskostengesetz (BUKG) geregelt. Dieses Gesetz gilt auch für die Länder Berlin, Brandenburg, Hamburg, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein. Die anderen Länder haben eigene Regelungen. Die Regelungen gelten nicht nur für Beamtinnen und Beamte, sondern – durch Verweis in den Tarifverträgen – grundsätzlich auch für die jeweiligen Tarifkräfte. Nachfolgend sind die Umzugskostenregelungen des Bundes dargestellt. Voraussetzung für die Umzugskostenvergütung ist eine schriftliche Zusage.

Beförderungsauslagen
Erstattet werden die notwendigen Auslagen für das Befördern von Umzugsgut von der bisherigen zur neuen Wohnung. Unter Umzugsgut ist die komplette Wohnungseinrichtung der Berechtigten und der mit ihnen in häuslicher Gemeinschaft lebenden Personen (in erster Linie Ehegatten und Kinder) zu verstehen.

Reisekosten
Auslagen für die Reisen der Berechtigten und der zur häuslichen Gemeinschaft
gehörenden Personen von der bisherigen zur neuen Wohnung werden wie bei Dienstreisen erstattet.

Mietentschädigung
Miete für die bisherige Wohnung wird bis zu dem Zeitpunkt, zu dem das Mietverhältnis frühestens gelöst werden konnte, längstens für sechs Monate erstattet, wenn für dieselbe Zeit Miete für die neue Wohnung gezahlt werden muss. Dies gilt auch für eine angemietete Garage. Diese Regelung gilt auch für die Eigentumswohnung oder das eigene Haus, in diesen Fällen kann die Mietentschädigung bis zu einem Jahr gezahlt werden. Die oberste Dienstbehörde kann diese Frist in besonders begründeten Ausnahmefällen um bis zu sechs Monate verlängern.

Andere Auslagen
Notwendige ortsübliche Maklergebühren für die Vermittlung einer Mietwohnung oder Garage werden erstattet. Erstattet werden auch die durch den Umzug bedingten notwendigen Auslagen für zusätzlichen Unterricht der Kinder (max. in Höhe von 40 Prozent des Endgrundgehalts von A 12).

Reisebeihilfen für Heimfahrten (§ 5 TGV)
Verheiratete und diesen Gleichgestellte (siehe vorherige Seite) sowie Trennungsgeldberechtigte, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, erhalten für jeden halben Monat – alle anderen für jeden vollen Monat – eine Reisebeihilfe für Familienheimfahrten. Anstelle der Reise eines / einer Berechtigten kann beispielsweise auch die Reise eines Ehegatten oder Kindes berücksichtigt werden.

Erstattet werden die notwendigen Fahrauslagen bis zur Höhe der billigsten Fahrkarte der niedrigsten Klasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels.

Trennungsgeld bei täglicher Rückkehr zum Wohnort (§ 6 TGV)
Berechtigte, die
- täglich zu ihrem Wohnort zurückfahren oder
- denen die tägliche Rückkehr zumutbar ist,

erhalten Fahrkostenerstattung, Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung wie bei Dienstreisen. Darauf werden in der Regel die Fahrauslagen angerechnet, die für die Strecke zwischen Wohnung und bisheriger Dienststätte entstanden wären.

Außerdem wird ein Verpflegungszuschuss in Höhe von 2,10 Euro je Arbeitstag gezahlt, wenn die notwendige Abwesenheit von der Wohnung mehr als elf Stunden beträgt.

Die Summe der zu gewährenden Leistungen darf allerdings im Kalendermonat nicht höher sein als das Trennungsgeld, das ansonsten zu zahlen wäre. Bei der Vergleichsberechnung wird als Übernachtungsgeld für die ersten 14 Kalendertage ein Betrag von je 20,00 Euro und ab dem 15. Kalendertag von je 6,70 Euro angesetzt.

Wichtige Fristen
Das Trennungsgeld muss innerhalb einer Ausschlussfrist von einem Jahr nach Beginn der Maßnahme, für die es gezahlt wird (z. B. einer Abordnung), schriftlich beantragt werden. Es wird monatlich im Nachhinein aufgrund von Nachweisen gezahlt, die die Trennungsgeldberechtigten innerhalb einer Ausschlussfrist von einem Jahr nach Ablauf des maßgeblichen Kalendermonats abzugeben haben.